10.10.2009 r.
1. Sąd dla dżentelmenów
Zalety arbitrażu powtarzane są w wielu publikacjach polskich i zagranicznych. Należą do nich, najkrócej mówiąc, szybkość, relatywna taniość, poufność, możliwość wyboru wykwalifikowanych arbitrów, elastyczność, neutralność. Zalety te powinny się jednak sprawdzać w praktyce. Usługi świadczone przez „sędziów do wynajęcia”, według anglosaskiego określenia judges to rent –– mają być wysokiej jakości.
Cenne uwagi na temat dobrego arbitrażu przedstawiła niedawno Diana C. Droulers z Wenezueli, przewodnicząca IFCAI (International Federation of Commercial Arbitration Institutions). Na 10. konferencji tej organizacji w Tunisie w dniach 28-29 maja 2009 r. pani Droulers podkreśliła, że szybkość w arbitrażu nie oznacza pośpiechu – speed does not mean haste. Szybkość polega na podejmowaniu właściwych kroków, we właściwym tempie, we właściwym czasie i przy odpowiednich kosztach. Istotny jest trafny wybór instytucji arbitrażowej, miejsca arbitrażu, języka, prawa. Oparcie się na rekomendowanych klauzulach arbitrażowych. Wybór arbitrów dysponujących dostatecznym czasem dla danej sprawy (renomowani arbitrzy bywają niekiedy nadmiernie zajęci), uwzględniający także różnorodność kultur w arbitrażu międzynarodowym; inteligentnych, rozsądnych, niekonfliktowych. Podobnie ważny jest wybór pełnomocników. Strony powinny mieć ze sobą dobrą komunikację, aby współdziałać. Nie należy walczyć o wszystko, w tym o nieistotne sprawy, unikać długich, nudnych wystąpień. Zachować civility.
W nawiązaniu do kwestii wyboru instytucji arbitrażowej warto zauważyć, że w skali globalnej instytucją najbardziej renomowaną jest Międzynarodowy Sąd Arbitrażowy Międzynarodowej Izby Handlowej w Paryżu. Zgodnie z Regulaminem MIH sprawuje on także, przy istotnym udziale Sekretariatu, nadzór nad postępowaniem. Nadzór ten dokonywany jest zwłaszcza poprzez zatwierdzanie arbitrów, czuwanie nad przestrzeganiem terminów oraz sprawdzanie (scrutiny, l’examen préalable) i zatwierdzanie wyroków wydawanych przez zespoły orzekające.
Najważniejszym i najbardziej doświadczonym polskim sądem polubownym jest ewidentnie Sąd Arbitrażowy przy Krajowej Izbie Gospodarczej. Rozstrzyga on kilkaset sporów rocznie, w tym około 20% sporów międzynarodowych. Sąd prowadzi sprawy w językach polskim, angielskim, francuskim, niemieckim lub rosyjskim. Na liście arbitrów Sądu znajdują się wybitni prawnicy polscy oraz z wielu państw europejskich, Indii i USA.
2. Reguła i znaczenie dobrych praktyk
Według T. Erecińskiego i K. Weitza[1] „jako pierwszą ogólną regułę dobrych praktyk można określić obowiązek sądu arbitrażowego unikania zbędnych opóźnień i kosztów, tak aby stworzyć sprawiedliwe i skuteczne środki do ostatecznego rozstrzygnięcia sporu stron. Regułę tę określić można jako postulat elastyczności, sprawności i optymalizacji kosztów postępowania arbitrażowego. Konsekwencją tej ogólnej reguły jest obowiązek stron arbitrażu do współdziałania w dobrej wierze między sobą i z sądem arbitrażowym w kształtowaniu konkretnych norm postępowania”.
Inaczej mówiąc, arbitraż ma być proaktywny. Arbitrzy z jednej strony powinni współdziałać ze stronami, z drugiej – efektywnie zarządzać postępowaniem. Arbitraż taki wymaga wiedzy i doświadczenia, znajomości zasad dobrych praktyk. Zasady te są przedmiotem ważnych opracowań i publikacji.
W odróżnieniu od przepisów prawa czy regulaminów arbitrażowych wiążących strony na mocy zawartych przez nie umów – zbiory czy listy zasad, porad i wskazówek zapewniających dobry arbitraż są niewiążące. Mają służyć pomocą arbitrom i pełnomocnikom stron jako rodzaj know-how. Służyćusprawnieniu postępowania, ograniczaniu kosztów i sprawiedliwemu rozstrzygnięciu.Nierzadko bowiem nadmierne, zawyżone koszty występują z powodu nieumiejętnej organizacji postępowań, zbyt długich pism procesowych, niekoniecznych rozpraw czy nadmiaru dopuszczonych środków dowodowych.Podwyższato zwłaszcza honoraria pełnomocników stron, które np. w postępowaniach przed Międzynarodowym Sądem Arbitrażowym MIH średnio wielokrotnie przekraczają inne koszty arbitrażu.
3. Uwagi UNCITRAL dotyczące organizacji postępowania arbitrażowego – UNCITRAL Notes on Organizing Arbitral Proceedings
Uwagi te sporządzone zostały w 1996 r. Były przygotowywane z udziałem wybitnych specjalistów z wielu krajów z różnych systemów prawnych. Znajomość ich może być jednak pomocna także przy prowadzeniu postępowań krajowych.
Uwagi zawierają listę spraw do rozważenia przy organizacji postępowania arbitrażowego, z komentarzami, poradami i wyjaśnieniami. Obejmuje ona następujące kwestie:
- postępowanie w sytuacji, gdy strony nie uzgodniły w umowie o arbitraż stosowania określonego regulaminu arbitrażowego,
- wybór języka postępowania i konsekwencje tego wyboru. Wbrew pozorom, nie dotyczy to wyłącznie arbitrażu międzynarodowego; zdarzają się bowiem przypadki wyboru języka obcego w postępowaniu między firmami z siedzibą w Polsce, na przykład gdy wspólnikami są osoby zagraniczne,
- wybór miejsca arbitrażu w arbitrażu międzynarodowym – jakie kryteria i elementy warto tu brać pod uwagę,
- środki i usługi administracyjne,
- depozyty na poczet kosztów,
- poufność postępowania,
- zasady i metody korespondencji, w tym np. kwestia stosowania poczty elektronicznej i dysków magnetycznych czy optycznych, harmonogram wymiany pism, szczegóły praktyczne jak system numeracji załączników i forma odsyłaczy,
- określanie żądań i kwestii spornych,
- obszerny zestaw porad i wyjaśnień dotyczących postępowania dowodowego, w tym techniki i organizacja rozpraw.
Uwagi dotyczą także postępowań z udziałem wielu stron oraz doręczania wyroków.
4. Techniki kontroli czasu i kosztów w arbitrażu – Techniques for Controlling Time and Costs in Arbitration
Dokument pochodzi z 2007 r., został zamieszczony w publikacji ICC Nr 843. Był on opracowany w ramach Międzynarodowej Izby Handlowej w Paryżu przez Specjalny Zespół utworzony przez Komisję Arbitrażową. Jak podkreślił w przedmowie Przewodniczący tej Komisji Peter M. Wolrich – Zespół świetnie kierowany przez Yves Derainsa i Christophera Newmarka.
Mimo odnoszenia Technik do postępowań MIH, mają one wartość uniwersalną. Warto je znać i odpowiednio wykorzystać dla własnego stylu, potrzeb i uzgodnień w międzynarodowym czy krajowym postępowaniu arbitrażowym. Jak trafnie wspomniano we wstępie, u podstaw Technik legły dwie podstawowe zasady. Po pierwsze, ilekroć to możliwe, strony i zespół orzekający powinny dokonać świadomego i przemyślanego wyboru, i to na wczesnym etapie postępowania, określonych procedur mających zastosowanie w ich sprawie. Po drugie zespół orzekający powinien aktywnie współpracować ze stronami od samego początku sprawy w celu ustalenia i realizacji procedury. Chodzi tu oczywiście o procedury dostosowane do specyfiki postępowania, stanowiące jego konkretyzację poza uregulowaniami przyjętego regulaminu arbitrażowego czy też, w dopuszczalnym zakresie, modyfikujące ten regulamin.
Techniki w pierwszym rzędzie wskazują, jak ważny jest dobry start. Jak trafnie wspomniano w przedmowie, ma on zachęcać strony i zespół orzekający do dynamicznego działania, przejrzenia proponowanych technik i uzgodnienia stosownych procedur w toku postępowania. Czas i koszty powinny być współmierne do wymogów sporu.
W szczególności Techniki obejmują porady i sugestie zasygnalizowane skrótowo poniżej:
• Zapisy na sąd polubowny mają być proste. Zaleca się używanie standardowej klauzuli MIH z dodaniem stosownie do potrzeb, z dużą ostrożnością, dalszych elementów. Dodałbym od siebie, że zalecenie to jest całkowicie trafne także np. w odniesieniu do postępowania przed Sądem Arbitrażowym przy KIG, który proponuje standardową klauzulę arbitrażową sformułowaną w różnych językach. Ewentualne skracanie terminów dla określonych faz postępowania, przewidzianych w regulaminie, powinno być starannie przemyślane.
• Pełnomocnicy stron powinni mieć odpowiednie umiejętności i dostatecznie dużo czasu. To samo dotyczy oczywiście arbitrów. Dostępność czasowa arbitrów - tzw. availability - jest jednym z najważniejszych wymogów. Arbitrzy powinni wykazywać inicjatywę przy prowadzeniu spraw arbitrażowych, posiadać wysokie umiejętności, doświadczenie w zakresie arbitrażu, odpowiednie cechy osobowości.
Techniki obejmują też sugestie dotyczące sporządzania tzw. Aktu Misji (Terms of Reference, l’acte de mission). Jest to dokument wymagany przez Regulamin Arbitrażowy MIH. Ma zawierać w szczególności streszczenie roszczeń, listę spraw do rozstrzygnięcia oraz szczegóły dotyczące postępowania. Akt Misji podpisywany jest przez strony i arbitrów. Wraz z wymaganym również kalendarzem procedury (provisional timetable, calendrier prévisionnel) stanowi on uzgodniony scenariusz przyszłego postępowania.
Szereg sugestii sformułowanych w Technikach w odniesieniu do Aktu Misji jest bardzo cennych i o uniwersalnym zastosowaniu. Można tu wspomnieć w szczególności zalecenia rozważenia następujących kwestii:
- celowości upoważnienia przewodniczącego zespołu orzekającego do samodzielnego rozstrzygania kwestii proceduralnych,
- celowości ewentualnego powołania sekretarza administracyjnego zespołu orzekającego,
- uzgodnienia na posiedzeniu (z udziałem stron) lub wydania wskazań dotyczących trybu arbitrażu. Zespół orzekający może wykazać się inicjatywą przy opracowywaniu najbardziej odpowiednich procedur, przyjąć aktywne podejście do zarządzania arbitrażem,
- konieczności rozprawy; ewentualna możliwość rozstrzygnięcia sprawy na podstawie dokumentów zapewnia istotne oszczędności czasu i kosztów[4],
- odbycia konferencji arbitrów ze stronami przed rozprawą w celu omówienia takich kwestii jak przydział czasu, transkrypty, ewentualne tłumaczenia, kolejność przesłuchiwania świadków czy wskazania problemów, na których należałoby się skoncentrować w czasie rozprawy,
- korzystania z systemów informatycznych[5],
- ewentualnego tzw. rozwidlenia postępowania (bifurcation) lub wydania wyroku częściowego.
Przy ustalaniu kalendarza postępowania powinny być określane realne, ale możliwie krótkie terminy.
W odniesieniu do dalszego trybu postępowania na szczególną uwagę zasługują zwłaszcza następujące tezy:
• W wystąpieniach pisemnych należy dążyć do przedstawiania wszystkich argumentów we wczesnej fazie postępowania, unikać powtórzeń. Do rozważenia jest kwestia, czy w danej sytuacji wystąpienia mają być kolejne czy równoczesne, określenia ich formy i treści, ograniczenia długości i liczby wystąpień.
• W zakresie dowodów z dokumentów: powinien być spójny system numeracji i identyfikacji dokumentów, należy ustalić procedurę i efektywne zarządzanie wnioskami o przedstawianie dokumentów, unikać ich dublowania, dostarczania dokumentów bez istotnego znaczenia dla rozstrzygnięcia (będącego przejawem marnotrawstwa), ograniczać wydruki i ewentualnie niezbędne tłumaczenia, rozważyć przyjęcie domniemania autentyczności dokumentów.
• Każdy świadek przyczynia się do wzrostu kosztów. Należy ograniczyć liczbę świadków i rund ich zeznań do rzeczywistych potrzeb. Odnośnie dowodów z opinii biegłych, wskazane jest przyjęcie domniemania, że nie będą one wymagane, chyba że są nieodzowne dla rozstrzygnięcia kluczowych kwestii[6]. Powinna być jasność co do przedmiotu i zakresu opinii, dla każdej strony nie powinien być w zasadzie powoływany więcej niż jeden biegły, biegli powinni próbować ograniczyć listę kwestii spornych. Bardziej efektywnym rozwiązaniem może być powołanie jednego biegłego przez zespół orzekający lub wspólnie przez strony.
• Rozprawy są kosztowne i czasochłonne. Należy ograniczyć ich liczbę i czas trwania do niezbędnego minimum, a także rozważyć stosowanie tele- i wideokonferencji. Czas rozpraw powinien być sprawiedliwie podzielony między strony, do rozważenia - użycie zegara szachowego. Należy też rozważyć potrzebę powtarzania pisemnych zeznań świadków w zeznaniach ustnych. Nie będzie to konieczne, jeżeli zespół orzekający otrzymał wszystkie takie dokumenty i przygotował się do rozprawy. Ponadto warto rozważyć potrzebę stawiennictwa świadków i korzystanie z pisemnych zeznań jako dowodu bezpośredniego.
W końcu (przyszłe) zasądzenie kosztów może być użytecznym instrumentem do zachęcania stron do efektywnego i racjonalnego działania.
5. Niektóre inne interesujące dokumenty i publikacje dotyczące praktyki arbitrażu
Publikacja Szwajcarskiego Stowarzyszenia Arbitrażowego – Association Suisse de L’Arbitrage – Do’s and Dont’s (w luźnym tłumaczeniu: „co należy robić a czego nie”), czwarte już wydanie ze stycznia 2004 r., dotycząca arbitrażu międzynarodowego.
Jest to zwięźle i bardzo przystępnie napisana broszura. Jak wskazano w jej wstępie, nie może ona zastąpić profesjonalnej porady. Podaje podstawowe informacje odnoszące się do międzynarodowego arbitrażu, a także szereg rad dotyczących zwłaszcza klauzul arbitrażowych, postępowania, jurysdykcji, wyroków arbitrażowych.
Spośród ciekawszych refleksji z broszury można wyrywkowo wspomnieć o następujących radach:
- Nie wybieraj arbitra pospiesznie czy z powodu osobistej sympatii. Wybieraj arbitra z kwalifikacjami zawodowymi i doświadczeniem, odpowiednią osobowością i – ponownie – z availability (odpowiednimi możliwościami czasowymi). Nie oczekuj, że arbiter wygra dla Ciebie spór, ale że sprawa będzie należycie rozpatrzona,
- Studiuj Uwagi UNCITRAL (omawiane powyżej). Rozważ odniesienie się do zasad postępowania dowodowego IBA (IBA Rules of Evidence).
Podsumowanie publikacji zatytułowane jest: „nie wierz we wszystko co słyszysz o międzynarodowym arbitrażu”. Poświęcone jest prostowaniu błędnych stereotypów, jak np. poglądu o reprezentowaniu przez arbitrów interesów stron.
Wytyczne Arbitra – Arbitrator’s Guidelines sporządzone przez Instytut Arbitrażowy Sztokholmskiej Izby Handlowej (Arbitration Institute of the Stockholm Chamber of Commerce). Wytyczne zawierają zasadnicze informacje dla arbitrów w odniesieniu do postępowań prowadzonych według Regulaminu Sądu w Sztokholmie, a mianowicie:
- krótkie informacje o Instytucie,
- wytyczne administracyjne wskazujące, jakie podstawowe dokumenty mają być przedłożone w toku postępowania, zalecenie przechowywania dokumentów sprawy przez zespół orzekający przez co najmniej rok oraz kwestie dotyczące nominacji sekretarza administracyjnego,
- koszty arbitrażu, w tym omówienie stosowania VAT, zasad podatkowych i ubezpieczeniowych w Szwecji,
- kwestie dotyczących wydawania wyroku i informacje dotyczące ew. zaskarżania wyroku, jego doręczania i ew. korekt.
Do wytycznych załączone są wzorzec wyroku oraz przykładowy formularz rachunku.
Lista Petrochilosa, obejmująca przykładowe zasady dobrych praktyk mających zastosowanie w arbitrażu międzynarodowym. Lista ta omówiona została we wspomnianej uprzednio publikacji T. Erecińskiego i K. Weitza (zob. przypis 1). Zawiera ona szereg praktycznych wskazówek. Przykładowo można wśród nich wymienić:
- postępowanie arbitrażowe powinno być neutralne, tj. nie oparte ani na modelu inkwizycyjnym, ani kontradyktoryjnym i powinno być dostosowane do okoliczności sprawy,
- każda ze stron musi udowodnić prawdziwość swoich przytoczeń faktycznych,
- w szczególności oświadczenia pisemne świadków są lepszą praktyką niż zeznania ustne, chociaż świadek powinien być dostępny także dla ustnego przesłuchania,
- przy rozłożeniu kosztów należy brać pod uwagę, jeżeli strony nie uzgodnią inaczej, zakres uwzględnienia żądań strony,
- dobrą praktyką sądu arbitrażowego powinna być dbałość o poufność postępowania.
Wytyczne IBA z 2004 r. dotyczące konfliktu interesów w międzynarodowym arbitrażu[7] (IBA Guidelines on Conflict of Interest in International Arbitration), opracowane w ramach Międzynarodowego Stowarzyszenia Adwokatów (International Bar Association).
Dokument ten jest ważny dla praktyki arbitrażu w kontekście odpowiedniego wyboru arbitrów, którzy powinni być bezstronni i niezależni. Zawiera on niewiążące, lecz w dużej mierze konkretne i ścisłe wskazówki, które mogą być pomocne w ocenie sytuacji w celu uniknięcia wątpliwości i konfliktów związanych z powoływaniem arbitrów i de facto także dla zapewnienia rzetelnego i sprawiedliwego postępowania.
Projektowanie wyroków w arbitrażu MIH - Drafting Awards in ICC Arbitration.
Publikacja ta[8] formalnie odnosi się do postępowań przed Międzynarodowym Sądem Arbitrażowym MIH. Zawiera jednak szereg cennych i pożytecznych wskazówek pomagających arbitrom w zredagowaniu dobrego tekstu i uniknięciu wielu spotykanych w praktyce mankamentów, jak zbędne powtórzenia, dłużyzny i inne usterki. Publikacja jest dość obszerna i cenna dla potrzeb dobrej praktyki w stadium wyrokowania. Poniżej – przykładowo zasygnalizowane jest kilka zaczerpniętych z niej wskazówek.
Motywy wyroku (reasoning) powinny być sformułowane w sposób wyczerpujący, a jednocześnie samowystarczalny. Bez konieczności sięgania do innych, powoływanych w nich dokumentów. Powinny wykazywać, że zespół orzekający w pełni stosował obowiązujące przepisy i zasady. Że przestrzegana była autonomia woli stron, a strony miały zapewnioną możliwość przedstawienia swoich twierdzeń i dowodów na ich poparcie. Muszą być ściśle przestrzegane wymogi prawa w odniesieniu do wydawania wyroków arbitrażowych i ich treści obowiązujące w miejscu arbitrażu. Należy starannie rozróżniać, co powinno zostać rozstrzygnięte postanowieniem, a co wyrokiem. Wyrok ma być zaprojektowany w pierwszym rzędzie z myślą o jego przyszłych czytelnikach, z myślą o stronach. Dlatego też wyrok ma być jasny, precyzyjny, zwięzły, korzystanie z niego powinno być łatwe.
W dalszym ciągu omawiana publikacja szczegółowo wskazuje, naświetla i zaleca techniki redagowania wyroku, pożądany sposób prezentacji (generalnie mało pożądanych w arbitrażu) zdań odrębnych, kwestie dotyczące kosztów postępowania, a nawet podatków. Podaje modele rozstrzygnięć – sformułowań sentencji wyroku. Odrębna, końcowa część poświęcona jest wyrokowi w formie ugody.
6. Inicjatywa PSSP
Polskie Stowarzyszenie Sądownictwa Polubownego, przy dynamicznym zaangażowaniu jego prezesa mec. Sylwestra Pieckowskiego, powołało zespół w celu opracowania (zapewne niewiążącego) kodeksu dobrych praktyk w arbitrażu. Zespołowi przewodniczy prof. dr hab. Tomasz Siemiątkowski.
Powyższa informacja wydaje się być konstruktywną konkluzją dla niniejszego artykułu. Można dodać do niej jeszcze motto[9]: Cases, like ships, should not be left adrift – Sprawy, podobnie jak statki, nie powinny dryfować.
Andrzej Kąkolecki
[1] T. Ereciński, K. Weitz, Sąd arbitrażowy, Warszawa 2008, s. 285.
[2] Dostępny na stronie www.uncitral.org; tłumaczenie Uwag z angielskiego na język polski zamieszczone zostało w Biuletynie Arbitrażowym nr 6 z kwietnia 2008 r., s. 13-39.
[3] Dalej „Techniki”. Dostępny na stronie www.iccwbo.org, w językach angielskim, francuskim i hiszpańskim; tłumaczenie z angielskiego na język polski zamieszczone zostało w Biuletynie Arbitrażowym nr 7 z lipca 2008 r., s. 27-55.
[4] Wydaje się, że w praktyce jest zbyt rzadko wykorzystywana możliwość rozstrzygania bez przeprowadzenia rozprawy (w ramach dopuszczalnych przez art. 1189 § 1 k.p.c.).
[5] Zob. publikacja MIH Korzystanie z technologii w rozwiązywaniu sporów gospodarczych – Using Technology to Resolve Business Disputes z 2004 r.
[6] MIH oferuje usługi Międzynarodowego Centrum Opinii Biegłych.
[7] Tłumaczenie z angielskiego na język polski zamieszczone zostało w Biuletynie Arbitrażowym nr 4 z września 2007 r., s. 37-52.
[8] Zawarta w ICC International Court of Arbitration Bulletin Vol. 16 No. 2 - Fall 2005, s. .9-49.
[9] Zaczerpnięte z The College of Commercial Arbitrators Guide to best Practices in Commercial Arbitration, Huntington, New York, 2006, s. 75.
| 
Wersja do druku
Do góry strony
